批注与修订怎么用？多人改稿不互相覆盖
两个人同时改同一段，如果没有修订记录，最后谁也说不清哪句是谁写的。
更新日期 2026-08-30 · 分类 办公协作 · 阅读约 2 分钟
修订模式会记录每一次插入、删除与格式调整，并标注操作人。批注则用于提出疑问而不改动正文。两者的分工很清楚：要改内容用修订，要讨论内容用批注。混着用会导致定稿时既有一堆未处理的修改，又有一堆没回复的问题。
操作要点
- 改稿前先开启修订，标题栏会显示标记，确认已开启再动笔。
- 删除的内容不会消失，而是以删除线保留，插入的内容带下划线，便于分辨。
- 按作者筛选修改，审稿时可以只看某个人的意见，避免一次面对满屏标记。
- 逐条接受或拒绝，接受后标记消失、内容并入正文，拒绝则恢复原状。
定稿前的清理
交付前必须处理完所有修订与批注，否则对方打开会看到满屏彩色标记，等于把内部讨论过程暴露出去。批量接受前先通读一遍，确认没有需要保留的异议。批注若涉及敏感讨论，应逐条删除而不是简单隐藏。
文档属性里还会保留作者名与编辑时间，对外发送前可在检查文档功能里清除个人信息。多人协作时建议约定颜色规则，例如一人一种颜色，比看名字标签更快分辨。
审稿人较多时，先在群里说明本轮只看结构与逻辑，文字细节留到下一轮，否则几十条批注会让人无从下手。分轮次处理意见，比一次性推翻重写更容易收敛。
常见问题
- 问：修订能只显示最终效果吗？答：可以切换视图，但交付前仍应接受或拒绝，不要只改显示。
- 问：批注能回复吗？答：支持对话式回复，适合就一处表述来回讨论。
- 问：转为 PDF 后修订还在吗？答：导出时可选是否保留标记，正式版应选择不保留。
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